La primera etapa en la metodología para el desarrollo del plan de continuidad del negocio de su empresas incluye dos actividades: el análisis de impacto en el negocio o BIA y la valoración de riesgos. Y en lo personal, siempre considero e indico, un mal BIA implicará con toda certeza, un mal plan de continuidad del negocio. De ahí que se debe tener mucho cuidado con el desarrollo del mismo.
El BIA nos permite identificar: procesos vitales a los que deberemos dar prioridad de recuperación luego de una crisis, tiempos en los cuales debemos recuperar los mismos, y los recursos necesarios para poder recuperarlos en modo contingente. Además, nos permite organizar la recuperación de los productos o servicios, subprocesos y entender qué impactos podrían generarse tras la no recuperación de los mismos.
Regularmente me consultan sobre cómo hacer un buen BIA, y mis recomendaciones en todos los casos van orientadas a 3 factores fundamentales:
1. Contar con el mapa de procesos de la organización. Este mapa permite lograr un adecuado entendimiento de cómo es la organización y cómo se relacionan sus áreas. Contar con él es una excelente ayuda para entender por dónde comenzar, a qué procesos dar prioridad en el análisis, y dimensionar el esfuerzo por realizar.
2. Involucrar al personal adecuado. Es una realidad que el gestor o asesor en continuidad que desarrolle el BIA, no puede hacerlo solo. La selección del personal participante, desde gerentes hasta los colaboradores operativos del área deben conocer bien sus procesos para poder aportar la información adecuada para el BIA. Es así como normalmente personal de reciente ingreso o con poca experiencia no es adecuado, y más bien deberemos buscar personal con el mejor conocimiento que nos aporte información clara y certera de cada proceso que analicemos.
3. Malicia indígena. El BIA no sólo requiere de ese mapa de procesos, y del personal adecuado. Hay un tercer aspecto que es la malicia para desarrollar el análisis, ya que cuando se trabaja con una herramienta y se recopila la información necesaria, es importante ir "atando cabos". Además, el cómo se completa la información requiere de un nivel de experiencia que el gestor deberá ir desarrollando con el tiempo. No está de más mencionar que contar con una muy buena herramienta para recabar información, es necesaria para este tipo de análisis.
El BIA entonces es fundamental y debe mantenerse actualizado de forma permanente. Dos situaciones son gatilladores de una revisión: el tiempo, al menos una vez al año debe revisarse completo, y cualquier factor de cambio en la organización, nuevos productos, nuevos servicios, cambios en los procesos.
Por otro lado, tenemos los riesgos en caso de no desarrollar un BIA adecuadamente:
- Incorrecta definición de tiempos: MTPoD, MBCO, RTO, RPO.
- No identificación correcta de los potenciales impactos.
- Inadecuada definición de recursos requeridos.
- Incorrecta identificación de procesos vitales.
- Y establecimiento de un plan de continuidad del negocio que no responde a los requerimientos de la empresa.
Un buen BIA es una herramienta fundamental, hay que dedicarle tiempo y esfuerzo, pero es fundamental para una correcta respuesta a la crisis.